Riunioni: perché, come, dove e con chi farle

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A cosa servono le riunioni?
Spesso non è una domanda ma un’affermazione sarcastica di chi non ne fa o di chi pensa siano solo una perdita di tempo. Effettivamente nella prima stagione di vita dell’impresa, quando tutto gira intorno all’imprenditore, fare riunioni non sembra poi così utile: il coordinamento è assicurato da chi sta al centro e informa, chiede e sollecita tutti quelli che gli stanno attorno.

Quando però l’azienda cresce di dimensioni e complessità, diventa fondamentale attivare modi efficaci perché le persone siano coordinate tra loro. Il problema è che spesso si finisce per non riunirsi più perché si ha la sensazione di uscire dalla riunione frustrati per aver perso tempo prezioso.

Perché fare riunioni?

Le riunioni, se gestite bene, servono: sono un momento fondamentale per il coordinamento di un'azienda in crescita. Non sempre sono decisionali, a volte possono essere una semplice
occasione per informare o per confrontarsi, facendo si che l’azienda si muova in modo coordinato e integrato.
Come insegna Adizes, infatti, il successo di un'organizzazione è la sua integrazione con l’esterno e con l’interno. E dal momento che il mondo esterno non è statico ma cambia, il mondo interno all’azienda si deve coordinare per trovare l’integrazione necessaria al suo funzionamento.

Di fondo le riunioni sono un modo per fare manutenzione programmata del sistema azienda, così da non dover intervenire sempre per emergenze.

Come fare riunioni?

Come rendere le riunioni un valido strumento di sviluppo dell’organizzazione? Perché siano
efficaci vanno preparate: è necessario stabilire chi deve essere coinvolto, gli obiettivi e
quali punti affrontare.

Ma soprattutto le riunioni vanno gestite. Troppo spesso il comportamento di chi è a capo
dell’azienda o dell’ufficio compromette l’efficacia della riunione: parlando troppo, guidando
troppo la discussione, non facilitando un confronto aperto e trasversale. È quindi necessario avere una traccia che aiuti a stimolare un confronto aperto tra i partecipanti, che permetta di migliorare la qualità delle riunioni nel tempo.

Dove fare le riunioni?

La maturità di una azienda può essere misurata anche da come gestisce gli spazi e gli strumenti che dedica alle riunioni. Non si tratta di fare grandi investimenti in tecnologie e arredamento, ma di pensare a spazi che permettano una efficace interazione e integrazione tra le persone coinvolte in riunione. Ci sono? Come sono disposti? Ci sono alcuni strumenti di base come lavagne e proiettori?

Inoltre, è necessario considerare che non sempre la sala in cui si svolgono le riunioni quotidiane del coordinamento tra uffici è ideale anche per le riunioni strategiche annuali. Queste, infatti, possono essere più efficaci se svolte in contesti meno formali e lavorativi, in modo da lasciare spazio a dialoghi più informali e creativi.

Chi deve partecipare alle riunioni?

Le persone necessarie. Non di meno, non di più. Se mancano non si realizzano gli scopi della
riunione, se ce ne sono in eccesso si spreca il loro tempo e si rende meno efficace l'incontro.
È una questione di numeri: al di sopra di una certa dimensione il gruppo diventa un'assemblea e la partecipazione si fa più difficile. Ma è anche una questione di qualità e competenze: devono essere presenti le persone che hanno l'autorità per affrontare i punti del giorno, la competenza per sapere cosa decidere e il potere operativo per realizzare quanto si decide.

Come possiamo aiutarti?

Noi di FBU abbiamo predisposto alcuni strumenti gratuiti per aiutarti a gestire i diversi aspetti del tuo business, riunioni comprese. Puoi consultarli in autonomia o con il tuo team.

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Luca Marcolin

Author: Luca Marcolin